Informatiser la gestion des entreprises grâce aux PGI 2013/04.21

Pour traiter leurs données, la plupart des entreprises utilisent les outils bureautiques standard, tels que les tableurs et les traitements de texte. Nombre d'entre elles se retrouvent ainsi dans une situation où différents services encodent la même information à de multiples reprises. Si l'entreprise se développe, il arrivera un moment où les masses de données à gérer ne pourront plus être traitées correctement (notamment pour la mise à jour de données enregistrées à différents endroits). Cette saturation peut engendrer un certain nombre de conséquences telles que des demandes de clients non traitées, un postcalcul du prix de revient inexistant ou occasionnel et des travaux supplémentaires non facturés. Si vous vous reconnaissez dans cette situation, c'est que votre entreprise a peut-être, elle aussi, besoin d'un PGI.

Qu'est-ce qu'un PGI ?

Un progiciel de gestion intégré ou PGI (ERP ou Enterprise Resource Planning) est un outil informatique permettant une meilleure gestion des ressources (liquidités, stocks, machines) grâce à une coordination entre les divers services de l'entreprise (gestion des finances, des relations, des projets, du personnel, des stocks et du matériel). Cet outil se compose de différents programmes reliés entre eux et mettant l'ensemble des données introduites et sauvegardées (de manière centralisée) directement à la disposition de tous les intervenants. Par exemple, des données utiles à la fois pour les services 'Offres' et 'Achats' ne devront être encodées qu'à une seule reprise soit par l'un soit par l'autre en fonction des besoins du moment.

Planification et PGI

Certains PGI comportent un programme de planification des interventions (voir Infofiche 66). Ces systèmes peuvent être utilisés depuis la réception de la demande de prix du client jusqu'à la phase d'entretien des ouvrages, en passant par le suivi des travaux. La planification des interventions ne représente qu'une partie de l'activité au sein d'une entreprise de construction. Toutefois, le PGI aidera cette dernière à planifier ses activités quotidiennes en générant toutes les données souhaitées et en veillant, par exemple, à ce que le budget nécessaire soit prévu lorsque des travaux sont réalisés dans le cadre d'un projet. Une fois achevés, les travaux seront alors facturés au client conformément aux documents contractuels (bon de commande, cahier des charges, …).

Pour la planification de projets (voir Infofiches 36 et 63), on utilisera généralement un logiciel distinct. En effet, vu le nombre de facteurs impondérables liés à tout projet de construction, il n'est pas rare que des modifications dans la conception et la mise en œuvre soient encore apportées en cours de chantier et les PGI n'ont pas forcément les fonctions adéquates pour gérer cet aspect.

Outre l'aspect 'planification', les PGI offrent essentiellement l'avantage de rassembler des éléments disparates en un tout cohérent. Ces éléments sont en général constitués par un ensemble de feuilles de calculs (offre de prix, état d'avancement, facture, …) que l'on souhaite remplacer par un système unique. L'intégration ne se limite donc pas à la technologie, mais nécessite un changement d'habitude qui permette aux différents services de l'entreprise de fonctionner en harmonie quelle que soit leur implantation.

Le CSTC et les PGI

A l'origine, les PGI étaient des systèmes très complexes destinés aux grandes entreprises. Actuellement, il existe toutefois un grand nombre de PGI différents, d'où la difficulté de sélectionner un outil correspondant aux besoins de l'entreprise. La division 'Gestion, qualité et techniques de l'information' du CSTC guide les entrepreneurs dans leur choix en la matière, notamment en procédant à une analyse de leurs besoins actuels et futurs. Ceux-ci disposeront également d'une bonne connaissance des différents PGI existant sur le marché, ce qui leur permettra de conseiller les entreprises de manière objective.

Par ailleurs, le CSTC met à la disposition des professionnels du secteur un outil pratique, TechComSoft (www.cstc.be/go/techcomsoft), qui fournit un aperçu des logiciels 'construction' commercialisés en Belgique. Si vous souhaitez trouver un PGI adéquat à l'aide de TechComSoft, sélectionnez 'Solution intégrée (ERP)' dans le champ 'Processus d'une entreprise'. Vous obtiendrez ainsi la liste de tous les PGI appliqués à la construction pour lesquels nous disposons d'informations détaillées (*).

Avantages des PGI

Les PGI permettent d'améliorer la circulation et la gestion des informations, de réagir plus vite et, sur la base de données exactes, de contrôler les informations, mais aussi de travailler plus efficacement, puisque les opérations inutiles sont éliminées. Hormis ces avantages, l'utilisation des PGI comporte également un certain nombre de risques. Vous trouverez de plus amples renseignements à ce sujet dans l'Infofiche 68, qui sera publiée prochainement.

Article complet prochainement disponible

La division Gestion, qualité et techniques de l'information
(*) Ces informations sont délivrées au CSTC par le fournisseur en néerlandais et/ou en français. L'utilisateur ne verra cependant que les logiciels 'construction' pour lesquels nous disposons d'informations détaillées dans la langue de son profil d'utilisateur.